Miromoe

Of ze voor deze bijeenkomst maar liever geen Miro wilde gebruiken. Er was namelijk een zekere Miromoeheid in de organisatie.

Ik sprak een facilitator die deze vraag had gekregen. Mijn eerste reflex was om uit te leggen dat Miro maar een hulpmiddel is. Nu we niet fysiek bij elkaar kunnen komen en dus niet van flipovers of whiteboards gebruik kunnen maken, is Miro een digitale equivalent. Maar dat besefte zij natuurlijk allemaal ook wel. Dus maar eens proberen te begrijpen wat er achter die Miromoeheid zat.

Aan de hand

Doorvragen leverde drie onderliggende problemen op die in eerdere digitale bijeenkomsten waren opgetreden.

Geen Miro-ervaring Diverse medewerkers hadden deelgenomen aan sessies waarin ervan was uitgegaan dat ze wel uit de voeten konden met Miro. Alleen, dat konden ze niet. Niet iedereen is even bedreven in digitale omgevingen. Maar zonder verdere toelichting moesten ze wel aan de slag op een bord, wat al snel tot veel frustraties had geleid. Geen wonder dat ze niet nog eens met Miro wilden werken.

Uiteenlopende verwachtingen Er werd verteld over een sessie waarin managers interactief aan de slag moesten om de consequenties van verschillende alternatieven te doorleven. Alleen hadden die managers verwacht dat ze, zoals gebruikelijk, een presentatie zouden krijgen, waarna ze een besluit zouden nemen. Je kunt van mening verschillen over welke aanpak het meest doeltreffend zou zijn. Maar feit is dat er veel wrevel ontstond in de sessie. Als Miro staat voor ‘sessies met een hoop gedoe dat nergens voor nodig is’, dan begrijp ik maar al te goed dat je geen zin hebt om weer met Miro geconfronteerd te worden.

Alweer geeltjes We kennen ze maar al te goed. Die sessies waarin je eerst moet brainstormen (‘geeltjes schrijven’), dan clusteren, vervolgens stemmen (‘dot-voting’) en tenslotte nog wat doorpraten over de top-3. Als elke sessie ongeacht doel of context exact hetzelfde verloopt, kun je van het resultaat niet al teveel verwachten. Dit bezwaar staat los van Miro, want ook pre-corona konden dergelijke brown-papersessies de plank nogal eens mis slaan.

Handvatten

Gezien deze eerdere frustraties was het geen wonder dat mensen argwanend werden voor weer een ‘sessie met Miro’. Maar een goede facilitator zorgt ervoor dat die problemen niet optreden. Samen formuleerden we de volgende handvatten.

Vooraf oefenen Als je actieve inbreng van de deelnemers gaat vragen, check dan van tevoren hoe ervaren ze zijn in het gebruik van Miro. Mocht een enkeling weinig ervaring hebben, maak dan een oefenafspraak ter voorbereiding. Als de meerderheid van de deelnemers weinig ervaring heeft, reserveer dan 15 tot 30 minuten van het programma om ze wegwijs te maken. Bedenk wat oefeningen waarin ze datgene kunnen oefenen wat je verderop van ze gaat vragen.

Duidelijke verwachtingen Zorg ervoor dat duidelijk is wat mensen kunnen verwachten in de sessie – en, overigens ook, wat jij van hen verwacht. Als je vermoed dat hier verschillen van inzicht kunnen ontstaan, spreek iedereen dan van tevoren. Hoe eerder je erachter komt dat de verwachtingen uit elkaar lopen, hoe eerder je ze weer bij elkaar kunt brengen.

Passende werkvormen Bedenk of het nódig is om Miro te gebruiken in de sessie en zo ja, wat je van de deelnemers aan interactie vraagt. Het hoeft niet altijd super-interactief. Met een kleine groep werkt een goed begeleid gesprek net zo goed. Zorg voor een notulist die ter plekke, liefst voor iedereen zichtbaar, aantekeningen maakt.

Aan de slag

Faciliteer je ook online sessies? Hoor jij inmiddels ook al klachten over tools als Miro? Herken je de gesignaleerde problemen? Goed zo, met deze handvatten ga je ze te lijf. Miromoe bestaat niet.