Reflectie

Reflectie op een online sessie

In de Facilitator Gym plaatste Mireille Beumer een oproep om verslag te doen van een online sessie, omdat je van dergelijke praktijkverhalen veel kunt opsteken. Daar ben ik het van harte mee eens. Gisteren begeleidde ik een online sessie waarin ik ook een inhoudelijke rol had. Een reflectie.

Zelfde basis

De sessie liep goed en tegelijk blijven er leerpunten. Die overigens weinig te maken hebben met het feit dat de sessie online was. Dat is iets wat ik me het afgelopen jaar steeds bewuster werd: online blijven heel veel van de basisregels voor faciliteren gewoon net zo belangrijk. En dan kan de techniek van het online-werken behulpzaam of belemmerend zijn. De techniek die ik gisteren gebruikte was rechttoe-rechtaan: een Webex-sessie waarin ik een paar keer mijn scherm deelde om een presentatie te laten zien.

Doel

Ik had ter voorbereiding alle genodigden een mail gestuurd met doel en agenda. Ik zond het ter informatie, maar ook met de vraag om mij te benaderen met vragen en opmerkingen. Meestal bel ik nog achter zo’n mail aan, maar dat kwam er dit keer niet van. Er kwamen geen reacties op mijn mail, dus ik opende met: “Zoals gemeld, zijn dit het doel en de agenda van deze bijeenkomst.” Ik zag wat fronsen en toen ik navraag deed, bleek dat de meesten mijn mail niet hadden gelezen. Allemaal drukke managers. Gelukkig liepen de verwachtingen niet heel ver uiteen, maar aan het eind van de sessie moesten we wel concluderen dat er een vervolg nodig is voor de niet voorbereide onderwerpen. Les: expliciet vooraf het doel checken.

Vertrouw

Een deel van de sessie bestond uit het delen van een aantal van mijn observaties als externe coach. Daartoe had ik een PowerPointpresentatie gemaakt die ik deelde. Een van de dia’s was een uitnodiging tot gesprek. Omdat ik geconcentreerd was op de inhoud, liet ik het schermdelen aan staan. Na een paar minuten zei iemand: “Misschien wil je de presentatie stoppen.” Heel fijn! Tijdens het schermdelen zijn alle genodigden gereduceerd tot kleine postzegeltjes. Handig om de presentatie goed te kunnen zien, maar beperkend tijdens een gesprek. Een mooie illustratie van wat ik cursisten (en mezelf!) graag voorhoud: vertrouw op de inbreng van de aanwezigen. Niet alleen inhoudelijk, maar ook over het proces.

Duidelijk

Als het gesprek verwarrend wordt, vertraag ik graag. Dat is een tweede natuur geworden. Bijvoorbeeld als niet duidelijk is wat gezegd wordt. Of als een omhaal van woorden niet tot een punt leidt. Als ik aanvoel dat iets niet duidelijk is, stel ik een vraag. In de sessie gisteren leidde dat tot een schijnbare herhaling van zetten tussen mij en een deelnemer om scherp te krijgen wat was afgesproken. Zouden er twee vervolgsessies komen? Of drie? Toch twee? Welke dan? In mijn begintijd als facilitator vond ik zulke interventies lastig: het was intussen toch wel duidelijk…? Nog verder doorvragen zou muggenziften worden… Misschien was ik wel de enige die het nog niet helemaal snapte? Inmiddels weet ik beter: als het voor mij niet duidelijk is, is het voor anderen ook niet duidelijk. Gister werd dat mooi bevestigd: stop niet tot expliciet is bevestigd wat de afspraak is.

Co-host

Tot hier lijkt het of ik het in m’n eentje faciliteerde en inhoudelijk meedeed. Dat is niet zo. Ik had de sessie met een collega voorbereid. Hij nam ook delen van de inhoud voor zijn rekening. Altijd al slim als je inhoudelijk betrokken bent én wilt faciliteren, maar online helemaal: doe dat met een co-host. Als ik inhoudelijk aan het gesprek deelnam, nam mijn collega het notuleren voor zijn rekening en vice versa. Gisteren werkte dit een aantal keer heel goed.

Reflecteer

Verbeteren begint met je bewust te zijn van waar het beter kan. Deze sessie liep goed en tegelijk blijft het waardevol om er op te reflecteren. Ik kan het je aanraden. Neem daar af en toe de tijd voor. Schrijf het voor jezelf op. Of, nog beter: deel het met elkaar. Bijvoorbeeld onder dit stukje, of in de facilitators gym. Dankje, Mireille, voor de uitdaging!